Algemeen

Snel starten voor werkgevers en eindgebruikers

Handleiding voor werkgevers

 
klik hier voor de pdf versie van dit document 

1.Inleiding

Met het programma RIEactie is het mogelijk om digitaal een plan van aanpak op te stellen. Door medewerkers in het programma als uitvoerder te benoemen ontvangen zij via de mail een bericht dat er een actie op een bepaalde datum uitgevoerd moet worden. Naast opstellen van het plan van aanpak is het mogelijk om nieuwe actiepunten toe te voegen aan het plan van aanpak.

In deze handleiding wordt u de belangrijkste zaken stap voor stap toegelicht. Zo wordt in de ze handleiding weergegeven hoe het plan van aanpak wordt opgesteld en hoe actiepunten worden toegevoegd aan het plan van aanpak en zo nodig geëxporteerd naar een Excel sheet. 

2. Opstellen plan van aanpak

Stap 1: inloggen systeem

In de rapportage RI&E  heeft u een link gekregen. Door deze link te plakken in de internetbrowser komt u in het programma RIEactie (zie hieronder). Door “inloggen” aan te klikken kunt u met uw ontvangen inloggegevens inloggen in het systeem.

 

 

 


Stap 2:  Mogelijke opties

Nadat u heeft ingelogd komt u in het onderstaande scherm. In de balk klant dashboard kunt u een aantal opties kiezen, namelijk:

  1. Actielijst: hier vindt u het opgestelde knelpuntenoverzicht;
  2. Gebruiker toevoegen: hier voegt u o.a. uitvoerders van actiepunten toe;
  3. Locatie toevoegen: hier kunt u een extra locatie toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld ook een afdeling zijn.
  4. Upload bijlage: hier kunt u documenten zoals beleidsstukken, foto’s of andere documenten toevoegen als ondersteunend materiaal.

 

Hieronder wordt bovengenoemde opties 2a en 2b verder toegelicht.

 

Stap 2a:  Actielijst

Door actielijst aan te klikken komt u in onderstaande scherm. U vindt hier het opgestelde knelpuntenoverzicht. Dit betekent dat Thema, Onderwerp, Aandachtspunt, Status en Risicoklasse al is ingevuld. 

Als u op het “oogje” klikt krijgt u het advies en de te nemen maatregel.
  • Als u op de “prullenbak” (zie blauwe pijl) klik kunt u de gehele regel verwijderen.
  • Om een volledig plan van aanpak te verkrijgen kunt u bij het betreffende punt op het “pennetje” te klikken.

 

 

Vervolgens dient u aan te geven (zie onderstaand scherm):

  • Welke maatregel u wilt uitvoeren;
  • Wie de uitvoerder is van de te nemen maatregel;
  • Wat de eind- en startdatum is van de te nemen maatregel;
  • Wat de status is van de betreffende maatregel.

U heeft daarnaast de mogelijkheid om een bijlage, zoals foto of document toe te voegen.
Als u al deze informatie hebt ingevuld drukt u op opslaan.

 

 


Stap 2b:  Gebruiker toevoegen

Door gebruiker toevoegen aan te klikken komt u in onderstaande scherm. U kunt hier nieuwe gebruikers invullen. Naast naam moet u aangeven welke rol deze gebruiker gaat invullen:

  • Beheerder;
  • Beheerder locatie;
  • Uitvoerder

Ook dient u het emailadres, loginnaam en een wachtwoord aan te geven en kunt u extra gegevens toevoegen zoals telefoonnummer en functie.

Nadat u op opslaan hebt gedrukt krijgt de aangemaakte gebruiker een e-mail met de gebruikersnaam en het wachtwoord.

 


3. Actiepunten toevoegen en actiepunten exporteren

In RIEactie is het mogelijk om actiepunten toe te voegen aan een bestaand plan van pak. Dit doe je door in onderstaand scherm de knop “actie toevoegen” aan te klikken. Vervolgens kunt u net als genoemd bij het opstellen van het plan van aanpak de maatregel, uitvoerder, start en einddatum en uitvoerder invullen.

 

 

Ook is het mogelijk om meerdere knelpunten tegelijkertijd in te voeren in RIEactie. Dit kan door de punten eerst in te voeren in een Excelsheet. Hiervoor dient het Excelsheet gebruikt te worden dat u kunt vinden onder het menu Ondersteuning -> Import/Export. Deze Excelsheet kunt u vervolgens omzetten naar een webbestand en via de knop “actie importeren” (zie scherm hierboven) in RIEactie plaatsen.

Door op de knop “acties exporteren” te klikken kunt u de acties in een Excelbestand zetten. 

 

Snel starten voor adviseurs en accountbeheerders

Voor adviseurs en accountbeheerders

Hoe je vanaf scratch een nieuwe actielijst voor een nieuwe relatie aanmaakt:
  1. Login in Rieactie met je gebruikersnaam en wachtwoord.
  2. Je komt automatisch terecht op je account dashboard.
  3. Klik op de knop [Klant toevoegen] en vul de klantgegevens in.
  4. In het account dashboard (sectie: klanten) klik je op de klantnaam om de klanten dashboard te openen.
  5. Via de knop [Gebruiker toevoegen] kun je nu je contactpersoon (=klantbeheerder) bij deze klant aanmaken.
  6. Klik op de knop [Bewerk klantkaart] in de klanten dashboard om de zojuist aangemaakte gebruiker te koppelen als hoofd contactpersoon.
  7. Gebruik de knop [Actielijst] in de klanten dashboard om de actielijst te openen.
  8. Via de knop [Actie toevoegen] kan handmatig een actie toegevoegd worden aan de lijst. Via de knop [Acties importeren] kunnen de acties via Excel geimporteerd worden.

Acties

Een nieuwe actielijst aanmaken

Elke relatie heeft standaard 1 actielijst. Indien een relatie meerdere locaties heeft, dan heeft ook elke locatie ieder een eigen actielijst. Een actielijst kan geopend worden per relatie en per locatie via de knop [ACTIELIJST] op de respectievelijke dashboards.
Gebruik de actielijst op de relatiedashboard indien er slechts 1 actielijst is. Een actielijst per lokatie zal doorgaans alleen gebruikt worden indien er ook daadwerkelijk meerdere (fysieke) lokaties zijn.


Acties overzicht

Via de knop [Actielijst] kom je in het actieoverzicht. Hier worden alle acties getoond van de betreffende klant of lokatie. Afhankelijk van de rol die je hebt, kun je bepaalde acties wel of niet zien. "Uitvoerders" kunnen alleen maar acties zien die zijn toegewezen aan hun.

Knoppen

Klantnaam/ Locatienaam
Via deze knop navigeer je terug naar de klantdashboard of lokatiedashboard van deze actielijst
Actie toevoegen
Hiermee voeg je een nieuwe actie toe aan deze actielijst
Vervang uitvoerder
Met deze functionaliteit kun je in 1 keer alle acties van een bepaalde medewerker overdragen aan een ander medewerker. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer iemand uit dienst gaat of wanneer het werk overgenomen wordt door een andere werknemer.

Kolommen

Icoon
De eerste kolom in de actielijst bevat de volgende knoppen
  • Verwijder
    • Met deze knop wordt de betreffende regel permanent verwijderd.
  • Bewerk
    • Met deze knop wordt het actieformulier geopend voor deze actie en kunnen de gegevens aangevuld of gewijzigd worden.
  • Uitklappen/Inklappen
    • Met deze knop worden de velden Beschrijving, Advies en Maatregel zichtbaar (uitgeklapt), zonder dat daarbij de regel eerst bewerkt hoeft te worden.
      Bovenaan de kolom staat hetzelfde oog-icoontje waarmee in 1 keer alle actiepunten uitgeklapt worden en zodoende meer informatie op scherm zichtbaar is. Klik nogmaals op het icoontje om alle tekstvelden weer te verbergen.

Acties beheren

Toevoegen / bewerken van een actie

Thema
Kies hier het hoofdthema. Thema's en onderwerpen worden gedefinieerd op Account niveau.
Onderwerp
Afhankelijk van het gekozen thema, kan een onderwerp gekozen worden.
Beschrijving
Hier wordt een beschrijving van het probleem/aandachtspunt/issue gegeven
Risicoklasse
Kies het bijbehorende risicoscore. Dit veld kan ook leeg gelaten worden.
Advies
Het advies van de adviseur.
Maatregel
De genomen maatregel om het aandachtspunt op te lossen en het risico te verminderen.
Organisatie eenheid
Dit veld kan gebruikt worden om de actiepunten te groeperen per afdeling, team of discipline.
Uitvoerder
De verantwoordelijke medewerker
Startdatum
Startdatum van de actie
Einddatum
Deadline van de actie
Herinneringsmelding uitvoerder
Datum waarop de uitvoerder een herinneringsmail krijgt.
Status
Status van de actie:
  • Geen actiepunt: Voor het betreffende punt hoeft geen actie ondernomen te worden
  • Openstaand: Er is nog niet gestart met het oplossen van het punt.
  • Lopend: Het actie punt is opgepakt door een medewerker en men is bezig om het punt daadwerkelijk op te lossen.
  • Afgerond: Het probleem is opgelost en het punt is klaar.
Upload bijlage
Mogelijkheid om een bijlage te uploaden voor deze specifieke actie.

Vervang uitvoerder (batch update)

Met deze functionaliteit kun je in 1 keer alle acties welke zijn toegewezen aan een medewerker in 1 keer overdragen aan een andere medewerker.
Dit kan via de knop 'Vervang uitvoerder' in de actielijst van de klant of locatie.

Velden:

Acties voor klant
De betreffende klant. Dit is een informatief veld
Acties voor locatie
De betreffende locatie. Dit veld is alleen ingevuld indien dit ook daadwerkelijk een locatie actielijst is. Dit is een informatief veld
Te vervangen uitvoerder (oud)
Kies hier de te vervangen medewerker
Vervang uitvoerder door (nieuw)
Kies hier de nieuwe medewerker
Klik op de knop [Opslaan] om de wijzigingen door te voeren.

 

Import/Export

Een basis import bestand

Het is mogelijk om acties via een MS Excelbestand te importeren in RIEactie. De acties zullen altijd toegevoegd worden aan de actielijst waarin deze ingelezen wordt. Het is niet mogelijk om acties bij te werken via deze methode.
Op dit moment worden de volgende velden/kolommen ondersteund:
themacode
Alleen themacodes welke bestaan in RIEactie kunnen gebruikt worden
(voorbeeld: 01.0)
onderwerpcode
Alleen onderwerpcodes welke bestaan in RIEactie kunnen gebruikt worden
(voorbeeld: 01.04)
aandachtspunt
Beschrijving van het aandachtspunt
status
De status van de actie
(Geen aandachtspunt, Openstaand, Lopend, Afgerond)
risico
De risicoklasse van de actie
(Laag, Matig, Hoog)
advies
Beschrijving van het advies
signaal adviseur
-
afdeling
De organisatorische eenheid waaraan deze actie toegewezen kan worden.
(voorbeeld: HR, Productie, Afdeling X etc...)
maatregel
Beschrijving van de maatregel
uitvoerder
De INLOGNAAM van de persoon aan wie deze actie toegewezen is. Deze persoon dient al te bestaan in RIEactie met precies dezelfde naam.
signaal uitvoerder
Datum waarop een herinneringsmail gestuurd gestuurd wordt naar de uitvoerder
(dd-mm-yyyy)
einddatum
dd-mm-yyyy
taal
Taal van het import bestand. Hier kan standaard 'nl' ingevoerd worden in elke rij.

Klik hier om een voorbeeld excel bestand te downloaden

Aandachtspunten

  • Een import zal nooit bestaande actiepunten bijwerken/wijzigen. De geïmporteerde acties zullen altijd toegevoegd worden aan de actielijst.
  • Indien tijdens het importeren een fout optreedt, dan zal de gehele import ongedaan gemaakt worden.
  • Wanneer een exportbestand wordt aangemaakt vanuit RIEactie, dan bevat deze meer kolommen en informatie dan geïmporteerd kunnen worden. Het is dus niet mogelijk om een geëxporteerd bestand direct zonder aanpassingen weer in te lezen. Verwijder de kolommen die niet hierboven genoemd worden om het bestand in te kunnen lezen.

Een geavanceerd import bestand

Deze Excelsheet bevat een interface om eenvoudig offline een actiepunten lijst op te stellen en hiervan een export te maken welke vervolgens in 1 keer te importeren is onder de klanten- of locatiedashboard.

Het bestand is gecomprimeerd met het .zip formaat en zal nadat het gedownload is uitgepakt dienen te worden.

rieactie_offline_formulier.zip

(laatst geupdate op 05 februari 2020, versie 2.002.05.NL)

Downloads

Powerpoint presentaties

Klant Dashboard

Presentatie met korte toelichting over RIEactie en screenshots van het klantendashboard.

 

Gebruikers

De verschillende typen gebruikers

Er bestaan 5 soorten gebruikers:

Account niveau

Account administrators
Beheerder van de gekoppelde Arbo-organisatie.
Deze persoon kan andere accountadministrators aanmaken en adviseurs. De administrator kan ook zelf optreden als adviseur.
Adviseurs
De arbo adviseurs zijn verantwoordelijk voor het klantbeheer. Zij maken nieuwe klanten en contactpersonen aan. Ook zullen zij de initiele actielijst aanmaken o.b.v. de door hun uitgevoerde onderzoeken.

Klantniveau

Klantbeheerder
Aanspreekpunt en verantwoordelijke bij de klant. De beheerder kan lokatiebeheerders en uitvoerders aanmaken. Ook wijst deze persoon de acties toe aan deze medewerkers. De klantbeheerder kan ook zelf als lokatiebeheerder of uitvoerder optreden.
Locatiebeheerder
Aanspreekpunt en verantwoordelijke op een lokatie van de klant.
Uitvoerder
Medewerker verantwoordelijk voor een actie.

Een nieuwe gebruiker aanmaken

Afhankelijk van het dashboard van waaruit je een gebruiker aanmaakt en de rol die je hebt, kunnen verschillende gebruikers aangemaakt worden middels de knop [Gebruiker toevoegen].

Vanaf dashboard Rol aanmaker Type gebruiker
Admin dashboard Administrator Account beheerder
Account dashboard Administrator
Account beheerder
Adviseur
Klant dashboard Administrator
Account beheerder
Adviseur
Klant beheerder
Klant beheerder
Locatie beheerder
Uitvoerder
Locatie dashboard Administrator
Account beheerder
Adviseur
Klant beheerder
Locatie beheerder
Locatie beheerder
Uitvoerder

Nadat je op de knop [Gebruiker toevoegen] hebt geklikt kom je in het gebruikersformulier om de volgende gegevens in te voeren:

Loginnaam
Vul hier een unieke naam/code in, waarmee de gebruiker kan inloggen
Volledige naam
Vul hier de echte volledige naam van de gebruiker in
Rol
Kies de rol voor de gebruiker
Account
Indien zichtbaar wordt hier de account van de gebruiker getoond
Functie
Geef hier de functieomschrijving van de gebruiker
Geslacht
Kies hier het geslacht van de gebruiker
Telefoon
Vul hier het telefoonnumer in van de gebruiker
Email
Vul het emailadres van de gebruiker in.
Dit veld wordt o.a. gebruikt om de login gegevens te mailen naar de gebruiker alsook herinneringsberichten op specifieke data die de gebruiker kan instellen.
Wachtwoord
Geef hier het nieuwe wachtwoord van de gebruiker op. Via de knop [Genereer] kan een nieuw wachtwoord gegenereerd worden.
Geblokkeerd
Indien aangevinkt heeft de gebuiker (tijdelijk) geen toegang tot het systeem.

Relaties

Een nieuwe klant aanmaken

Via de knop [Klant toevoegen] op het Account dashboard kunnen door de administrator, accountadministrator of de adviseur een nieuwe klant aangemaakt worden.

Uitleg van de velden

Klantnaam
Vul hier de organisatie naam in.
Adres
Vul hier het adres van de hoofdvestiging in.
Postcode
Vul hier de postcode van de hoofdvestiging in.
Plaats
Vul hier de plaatsnaam van de hoofdvestiging in.
Land
Vul hier het land van de hoofdvestiging in.
Contactpersoon
Bij het toevoegen van een nieuwe relatie zal het nog niet mogelijk zijn om een contactpersoon te selecteren. Hiervoor zal eerst de relatie aangemaakt/opgeslagen moeten zijn. Nadat de relatie aangemaakt is, kan via de knop [Gebruiker toevoegen] in de relatiedashboard een contactpersoon aangemaakt worden
Deze gebruiker dient de rol "klantbeheerder" te hebben.
Bewerk vervolgens de relatiekaart om deze persoon te koppelen.
Opgesteld door
Vul hier de organisatie in welke het onderzoek heeft uitgevoerd.
Adviseur
Kies hier de adviseur welke verantwoordelijk/aanspreekpunt is voor de klant
Afbeelding
Hier kan het logo van de relatie gekoppeld worden.
Maximaal toegestaan aantal locaties
Kies hier het aantal locaties dat gebruikt mag worden door de klant. De hoogte van het jaarabonnement is afhankelijk van het toegewezen aantal.
Duur in jaren
Kies hier het aantal abonnements jaren
Actief vanaf
Vul hier een datum in vanaf wanneer de relatie gebruik kan maken van RIEactie. Dit is tevens de datum waarop het abonnement in gaat.
Uw referentie
Vul hier een referentie van de relatie in zoals deze vermeld dient te worden op de factuur.

Locaties

Wanneer gebruik je locaties?

Het begrip 'locaties' kan ruim opgevat en ingezet worden. Denk hierbij aan:
  • filialen
  • panden/gebouwen
  • afdelingen
  • units
Zodra een entiteit een eigen actielijst heeft is het dus handig om hier een locatie van te maken.

Voorwaarden & Privacy

Privacy

Vanzelfsprekend hechten wij grote waarde aan uw privacy.
De site is goed beveiligd. Uw gegevens worden niet gedeeld met andere personen of bedrijven.
Vanwege de eisen uit de Wet bescherming persoonsgegevens verzoeken wij u om in RIEactie geen gegevens over de gezondheid van individuele personen op te nemen.